Tipps zur Planung Geschäftsreisen organisieren: Worauf sollte man achten?

Unabhängig davon, ob in einem Unternehmen jede Woche mehrere Geschäftsreisen anstehen oder ob es lediglich darum geht, beispielsweise einmal pro Monat fernab des eigenen Schreibtischs zu arbeiten: Wer weiß, worauf er achten sollte, wenn es darum geht, eine Geschäftsreise zu organisieren, ist klar im Vorteil.

Geschäftsreisen Organisation ► Tipps zur Planung
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Die gute Nachricht ist, dass es nicht zwangsläufig viel Zeit in Anspruch nimmt, alle wichtigen Schritte zu planen – vor allem dann nicht, wenn die Möglichkeit besteht, auf moderne Tools zurückzugreifen. Hiervon profitieren dann nicht nur die betreffenden Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter, die über mehrere Tage hinweg unterwegs sein werden.

Die folgenden Abschnitte liefern wertvolle Tipps, wenn es darum geht, eine Geschäftsreise zu organisieren und zeigen, dass es oft möglich ist, den mit der Planung verbundenen Aufwand zu reduzieren.

Tipp Nr. 1: Zwischen Video-Konferenz und Dienstreise abwägen

So praktisch Dienstreisen im Alltag auch sind: Unternehmen, die sich vorgenommen haben, ihren ökologischen Fußabdruck gegebenenfalls ein wenig zu verringern, können gut beraten sein, sich immer wieder zu fragen, ob es tatsächlich immer nötig ist, eine Reise anzutreten.

Überlegungen wie diese lassen sich hervorragend über den Dienstreiseantrag klären. Hier haben diejenigen, die die betreffende Reise planen, die Möglichkeit, genau anzugeben, welche Ziele sie mit ihrem Aufenthalt verfolgen möchten und ob es gegebenenfalls Alternativen zu Flügen, Bahntickets und Co. gibt. Letztendlich obliegt es dann häufig den Vorgesetzten, den Dienstreiseantrag entweder zu genehmigen oder auf die eventuelle Möglichkeit einer Videokonferenz zu verweisen.

Fest steht, dass es mittlerweile zahlreiche Unternehmen gibt, die für sich erkannt haben, dass es nicht immer eine Anwesenheit vor Ort benötigt, um wichtige Details zu Verträgen mit Mitarbeitern und Lieferanten beziehungsweise Kunden zu klären. Ein entsprechender Absatz im Dienstreiseantrag kann dabei helfen, die Situation noch etwas genauer einzuschätzen und sich selbst zu sensibilisieren.

Tipp Nr. 2: Klare Vorgaben für strukturiertes Arbeiten

Wer sich heutzutage etwas genauer mit der Welt des modernen Arbeitens auseinandersetzt, erkennt schnell, dass sich hier, gerade im Vergleich zu früher, viel getan hat. Heute ist es unter anderem möglich, aus dem Homeoffice heraus, von einer Workstation in Costa Rica oder an so gut wie jedem anderen Ort der Welt zu arbeiten. Damit diese Art von Flexibilität optimal genossen werden kann, sollte jeder genau wissen, welche Grundregeln gelten. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter unsicher werden und genau das, zum Beispiel Kunden gegenüber, ausstrahlen.

Doch keine Sorge: Auch auf Geschäftsreisen ist es möglich, eine perfekte Grundlage für strukturiertes Arbeiten zu schaffen! Wie wäre es zum Beispiel mit einer Plattform, auf der alle Fragen, die in der Vergangenheit aufgetaucht sind, zusammengeführt werden? Hier haben die Mitarbeiter, die gerade unterwegs sind, die Möglichkeit, bei Unklarheiten kurz nachzuschauen. Eine hervorragende Alternative zum klassischen Anruf im Büro, der sich häufig aufgrund von Zeitverschiebung ohnehin als kompliziert erweisen könnte.

Tipp Nr. 3: Ziele setzen – und im Idealfall erreichen

Unter anderem wissen viele Sportler, dass es nur dann möglich sein kann, Ziele zu erreichen, wenn diese im Vorfeld festgelegt wurden. Geschäftsreisen stellen in diesem Zusammenhang keine Ausnahme dar. Wer sich einmal in Erinnerung ruft, dass die Aufenthalte in anderen Städten beziehungsweise Ländern das zur Verfügung stehende Budget stark belasten können, erkennt häufig von selbst, wie wichtig es ist, möglichst effektiv zu arbeiten.

Im Rahmen eines kurzen Vorbereitungsgesprächs mit dem betreffenden Mitarbeiter lässt sich meist schnell definieren, was vonseiten des Unternehmens erwartet wird. Dennoch wäre es sicherlich falsch, im Zusammenhang mit Geschäftsreisen einen allzu hohen Druck aufzubauen. Dementsprechend schadet es nicht, mindestens einen „Plan B“ zu entwerfen, der möglicherweise nicht komplett mit dem ursprünglich gesetzten Ziel gleichgesetzt ist, welches jeder (bis zu einem gewissen Grad) anstrebt.

Tipp Nr. 4: Geschäftsreisen nur von bestimmten Personen buchen lassen

Mit Hinblick auf die Buchung von Geschäftsreisen gilt häufig das Motto „Learning by doing“. Das bedeutet: Je öfter eine Person eine Geschäftsreise bucht, desto leichter fällt es uns unter anderem, auf wichtige Details zu achten. Umgekehrt müssten Geschäftsreisende in spe, die sich komplett selbst um ihren Aufenthalt kümmern müssen, oft mehr Zeit investieren.

Dementsprechend ist es sinnvoll, Flüge und Hotels am besten von der Personalabteilung buchen zu lassen. Die Mitarbeiter verfügen dann über viel Erfahrung und können ihren Kollegen oft genau die Tipps geben, die auch im Rahmen eines klassischen Urlaubs eine wichtige Rolle spielen können.

Müssen beispielsweise noch Ausweise beziehungsweise Reisepässe beantragt werden? Benötige ich ein Visum? Und welche Zeitspanne reicht erfahrungsgemäß aus, um an einem großen Bahnhof von einem auf das andere Glas wechseln zu können? Häufig sind es Kleinigkeiten wie diese, die letztendlich dafür sorgen, dass eine Geschäftsreise weitaus entspannter wird als gedacht.

Tipp Nr. 5: Kurze Feedbackgespräche führen

Feedbackgespräche gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Aber was spricht eigentlich dagegen, diese auch nach einer Geschäftsreise zu führen? Hier haben Vorgesetzte und diejenigen, die sich mit der Planung besagter Geschäftsreise auseinandergesetzt haben, die Möglichkeit, herauszufinden, was besonders gut gelaufen ist und was gegebenenfalls besser organisiert werden könnte.

Selbstverständlich ist es nicht zwangsläufig nötig, viel Zeit in Feedback-Gespräche dieser Art zu investieren. Im Gegenteil! Wer sich dazu entscheidet, ein standardisiertes Multiple-Choice-Verfahren zu entwickeln und Mitarbeitern aufzuzeigen, welche Details sie beim Ausfüllen beachten sollten, kann die Organisation fast schon mit jeder Reise optimieren.

Diejenigen, die noch einen Schritt weitergehen möchten, sollten am Ende ein Freitextfeld integrieren, in dem es möglich ist, eigene Ideen für kommende Geschäftsreisen einzutragen. Der Vorteil: Etwaiges Verbesserungspotenzial bleibt nicht ungenutzt.

Fazit

Die Planung und die Organisation einer Geschäftsreise müssen nicht kompliziert sein. Vielmehr hilft eine akribische Vorbereitung dabei, Abläufe im (Geschäfts-)Alltag zu vereinfachen.

Aufgrund der großen Nachfrage gibt es heutzutage zahlreiche Unternehmen, die sich auf die Produktion einschlägiger Tools fokussiert haben. Diese erlauben es, beim Buchen, aber auch beim Nachhalten der entsprechenden Abwesenheiten Zeit zu sparen. Und sicherlich ist es der rasanten Entwicklung in diesem Bereich geschuldet, dass es definitiv sinnvoll ist, als Verantwortlicher eines Unternehmens die Augen in Bezug auf Neuerungen offenzuhalten.

Immerhin legen zahlreiche Tool-Anbieter großen Wert darauf, mit ihren Tools so gut es geht aktuell zu bleiben und die Ansprüche ihrer potenziellen Kunden mit jedem Produkt aufs Neue zu erfüllen.

Ein weiterer Vorteil: Zahlreiche Tools, die sich nutzen lassen, um die Abläufe rund um Geschäftsreisen zu vereinfachen, lassen sich auf Wunsch miteinander kombinieren. Auf diese Weise stellt es oft kein Problem dar, sie in bereits bestehende Systeme zu integrieren.

Zusatztipp: Vor allem diejenigen, die regelmäßig Geschäftsreisen antreten, wissen meistens am besten, welche Details sich gegebenenfalls optimieren lassen. Dementsprechend schadet es nicht, auch hier gezielt nach Vorschlägen zu fragen.