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Scrum: So hilft die Methode Non-Profit-Organisationen

Projektmanagement : Wie Scrum NPOs helfen kann

Die Herausforderungen für Non-Profits sind in den letzten Jahrzehnten stark gestiegen. Eine erhöhte Bürokratisierung auf staatlicher Ebene, schnell wechselnde Gesellschaftsbilder und hohe politische Ansprüche erschweren die Arbeit für soziale und gemeinnützige Organisationen. Organisatorisch starre Konstrukte haben es schwer, auf die volatilen und komplexen Probleme angemessen reagieren zu können. Eine gute Lösung kann die aus der Softwareentwicklung bekannte Scrum-Methode sein, die es kleineren Teams ermöglicht, schnell auf kurzfristige Änderungen zu reagieren.

Was ist überhaupt Scrum?

Scrum ist eine Methode, die von der Softwareentwicklung ihren Weg in das Projektmanagement gefunden hat und klare Ordnungsprinzipien festlegt, nach denen die Projektteilnehmer agieren. Aus diesen Leitlinien entsteht ein effizientes Arbeiten, das schließlich zu schnellen Ergebnissen führt. Ein Punkt, an dem sich die Teilnehmer orientieren, ist beispielsweise eine hohe Transparenz des Projekts. Alle Teilnehmer haben also jederzeit vollständigen Zugriff auf relevante Informationen. Außerdem liegt ein hoher Wert auf die Fokussierung der zuvor festgelegten Ziele, die jedem Team und jedem Mitarbeiter zugeordnet sind. Weiterhin gilt, dass die Bearbeitungsschritte genau festgelegt sind, sodass der Prozess stets nachvollziehbar bleibt. Diese Prozesshaftigkeit und Klarheit ist es, weshalb Scrum in gemeinnützigen Organisationen hohen Anklang findet. Dabei ist es egal, ob es sich um einen politischen Verein oder eine Tierschutzorganisation handelt, die Methode ist grundsätzlich für alle Formen von gemeinnütziger Arbeit geeignet.

Aufbau des Teams

Die Organisation eines Scrum-Teams basiert auf der Gliederung in drei Verantwortlichkeitsfelder. Der Scrum Master dient als eine Art Manager, der für die Planung und Ausführung des Projekts zuständig ist. Seine wichtigste Befähigung ist das Scrum-System selbst - er sorgt also dafür, dass sich die anderen Mitarbeitenden an die Strukturen und Prinzipien halten. Der Product Owner verantwortet den Erfolg des Produktes - bei Non-Profits entsprechend das Erreichen des Ziels. Als dritte Instanz ist das Entwicklerteam für die Umsetzung verantwortlich. Das Team besteht in der Regel aus acht Leuten oder weniger, damit die anstehenden Aufgaben flexibel erledigt werden können.

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Die Stärke der Methode – Hohe Agilität

Eine herausragende Bedeutung des Konzepts wird dem Begriff Agilität beigemessen. Aus guten Gründen. Non-Profits-Organisationen haben es oftmals mit sich ständig wechselnden Umständen und Einflussgrößen zu tun, denen sie gerecht werden müssen. Aus dieser Beobachtung heraus ist eine hohe Anpassungsfähigkeit essenziell. Scrum erreicht die hohe Agilität mittels sogenannter Sprint-Zyklen. Diesen Zeitabschnitten wird ein klares Ziel zugeordnet, das nach Beendigung des Zyklus erreicht sein soll. Ist dieser Zyklus abgeschlossen, überprüfen interne oder externe Mitarbeiter die Qualität des Ergebnisses. Daraufhin schauen sie sich die neuen Umstände an und definieren ein neues Ziel. Je kürzer die festgelegten Zyklen andauern, desto schneller können die Teams agieren. Hier ist allerdings nicht das bedingungslose Motto: je schneller, desto besser. Vielmehr sind realistische Einschätzungen der Verantwortlichen gefragt, wie stabil das umgebende System ist und welche Ziele realistisch sind.

Hohe Anforderungen verleiten zum Umdenken

Vor allem Organisationen, die sich in einem sozialen oder politischen Bereich bewegen, müssen auf kurzfristig auftretende Änderungen unmittelbar reagieren, damit sie effizient Hilfe leisten können. Je unvorhersehbarer das Umfeld, desto schneller müssen die Prozesse laufen. Bei Themen wie humanitären Hilfen, Menschenrechten, Tierschutz oder Umweltschutz wird die Wichtigkeit einer optimierten Organisationsstruktur besonders deutlich.