Jede größere Veranstaltung muss langfristig geplant werden. Eine Genehmigung von der Stadtverwaltung muss bei öffentlichen Veranstaltungen eingeholt werden. Weiterhin kommt es darauf an, wichtige Akteure wie Künstler rechtzeitig einzuladen. Auch die Veranstaltungstechnik muss organisiert werden. Sie wird zumeist angemietet. In den Medien wird einige Zeit vorher über eine größere Veranstaltung informiert. Wichtige Gäste müssen rechtzeitig eine Einladung bekommen, damit sie sich den Termin für die Veranstaltung reservieren können. Auch bei einer Firmenparty oder einer wichtigen Vereinsveranstaltung gilt es, die Gäste rechtzeitig einzuladen.

Eine große Party oder eine Veranstaltung der Stadt verlangt nach dem richtigen Programm. Welches Programm gewählt wird, hängt von der Zielgruppe der Veranstaltung, aber auch vom verfügbaren Budget ab. Werden viele Gäste erwartet, darunter auch aus anderen Ländern, kann das Programm gern bunt sein. Für eine Veranstaltung in Wuppertal können auch internationale Künstler wie der Tangomusiker Santiago Cimadevilla aus Argentinien engagiert werden. Bei kleineren Veranstaltungen ist es sinnvoll, regionale Musiker zu engagieren, die ihren Bekanntheitsgrad mit einem Auftritt erhöhen können. Zur Unterhaltung bei einer Veranstaltung gehören oft auch Programme oder Angebote für Kinder. Kindertheater, Kinderschminken oder Hüpfburgen wecken das Interesse der kleinen Gäste.

Findet eine Veranstaltung im Freien statt, sind nicht immer genügend sanitäre Einrichtungen vorhanden. Eine geeignete Lösung ist die Dixi Toilette. Sie ist in verschiedenen Ausführungen verfügbar. Gleich mehrere solcher mobiler Toiletten sollten für eine Veranstaltung im Freien gemietet und an verschiedenen Stellen aufgestellt werden. Diese Toiletten bieten den Vorteil, dass sie über kurze Zeit gemietet und an den verschiedensten Orten aufgestellt werden können. In jeder größeren Stadt gibt es Vermieter von mobilen Toiletten. Wird die Toilette über einen längeren Zeitraum gemietet, da sich die Veranstaltung über mehrere Tage erstreckt, kann auch die Reinigung vereinbart werden. Neben Toilettenkabinen mit Standardausstattung stehen auch Sonderausstattungen zur Auswahl. Gerade wenn eine Veranstaltung im Herbst oder im Winter stattfindet, beispielsweise eine Halloween-Veranstaltung oder ein Weihnachtsmarkt, ist es sinnvoll, eine Toilettenkabine mit Heizung und Licht zu buchen.

Ganz wichtig ist die Sicherheit bei öffentlichen Veranstaltungen. Bei jeder größeren Party oder öffentlichen Veranstaltung sollte Sicherheitspersonal beauftragt werden. Die Security-Leute können schnell eingreifen, wenn eine Gefahr besteht. Zur Sicherheit gehören aber auch die richtige Beleuchtung am Abend oder in der dunklen Jahreszeit sowie eine gute Sicherheitskennzeichnung. Auch wenn die Kosten für Energie stark gestiegen sind, gilt es, nicht an der Sicherheit zu sparen.

Wer eine Party oder eine größere öffentliche Veranstaltung organisiert, muss auch für die Verpflegung sorgen. Speisen und Getränke können passend zum Motto angeboten werden, wenn die Party unter ein Motto gestellt wird. Bei einem Catering-Service können die Speisen und Getränke bestellt werden. Bei Vereinsveranstaltungen bringen sich häufig die Vereinsmitglieder ein, indem sie verschiedene Speisen zubereiten. Auch internationale Spezialitäten können angeboten werden, wenn die Veranstaltung auch Gäste aus dem Ausland ansprechen soll.