Wirtschaft Damit die Kanzlerin richtig sitzt
Wuppertal · Hochkarätige Gäste wie Bundeskanzlerin Angela Merkel und Bundespräsident Joachim Gauck werden dabei sein, wenn am 11. Januar die Elbphilharmonie in Hamburg feierlich eröffnet wird. Dass rund um die Gäste-Organisation bei diesem "Premium Event" auch alles ganz reibungslos abläuft, darum kümmert sich die Wuppertaler Agentur "Guest-One".
Die Schwebebahn rattert über die Kreuzung an der Ohligsmühle. Oliver Maître steht am Fenster seines Büros an der Laurentiusstraße, blickt auf die Skyline und telefoniert. Gerade erst ist der Geschäftsführer von "Guest-One" aus Hamburg zurück an seinen Schreibtisch in Wuppertal gekehrt. Von hier aus steuert er gemeinsam mit den Geschäftsführern Marcel Schettler und Thomas Küfner sowie 25 Mitarbeitern die insgesamt drei Eröffnungsabende der Elbphilharmonie. "Für einen Hamburger wie mich eine große Sache", sagt Maître.
Rund 4.500 Besucher werden insgesamt erwartet. Da sind die Abwicklung und Betreuung der Einladungen an eine Vielzahl hochkarätiger Gäste aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft sowie zahlreiche Vertreter der internationalen Presse schon eine Herausforderung für die Wuppertaler Agentur, die sich auf Teilnehmermanagement und Gäste-Organisation spezialisiert hat. Jede einzelne Einladung — in entsprechender Sprache und mit persönlicher Anrede an die internationalen Gäste versehen — wurde von drei Mitarbeiterinnen im Haus kontrolliert und in die dazugehörigen Umschläge gesteckt. "Um diese Dinge kümmern wir uns selbst", erklärt Marcel Schettler, "um Fehler von vornherein auszuschließen." Durch langjährige Erfahrung habe man Arbeitsweisen entwickelt, die Fehler noch im Haus korrigieren, bevor es zu spät ist, betont der Geschäftsführer. Das sei ein Teil des eigenen Erfolgskonzeptes.
"Wir verbinden viele einzelne Aufgaben zu einer Dienstleistung, das macht uns gerade bei Veranstaltungen solcher Größenordnungen ziemlich einzigartig", sagt Maître. Die Musical-Produktionsfirma "Stage Entertainment" gehört daher ebenso zu ihren Kunden wie die Deutsche Börse oder der Flughafen Frankfurt. Oft geschehe dies aber ohne derartige Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit, wie sie der Gästeliste der Eröffnung der Elbphilharmonie jetzt zuteil wird. Werbung in eigener Sache ist daher gar nicht immer so einfach.
Doch wie das manchmal so ist: "Der Vertriebsleiter der Elbphilharmonie war in der ,Aladin'-Premiere und so begeistert, wie wir das organisiert haben, dass er uns empfohlen hat", berichtet Oliver Maître. Das eingereichte Konzept überzeugte und so ist man in Elberfeld seit März mit der Eröffnung im Januar befasst. Neben den Einladungen — Druck, Konfektionierung und Versand der aufwendig gestalteten Einladungskarten gehen komplett auf das Konto von "Guest-One" — zeichnen die Spezialisten auch verantwortlich für das Anmeldeverfahren. Grundvoraussetzung dazu sei der digitale Import der verschiedensten Gästeverteiler, um die Prozesse zu systematisieren, so Schettler. So könne man immer sehen, wer sich gerade angemeldet oder wer abgesagt hat. Im Anschluss an ihre Anmeldung erhalten die Gäste eine Bestätigung inklusive eines E-Tickets. "Alles das läuft vollständig automatisiert und dank unserer eingespielten Prozesse auch sicher ab", versichern die Geschäftsführer.
Wer sitzt wo, neben wem? Daran werde bis zur letzten Minute gearbeitet. "Oft werden die Plätze noch umbesetzt, wenn die Gäste schon durch die Tür kommen", sagt Maître. Das gilt erst recht, wenn wegen Merkel und Gauck die höchste Sicherheitsstufe gilt. "Und wenn für die Besucher der Abend mit dem Konzert beginnt", so Maître, "dann ist unsere Arbeit getan."
